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Dónde registrar libros de contabilidad si el Decreto Antitrámites dijo que no sería en las Cámaras?

tomado de:http://actualicese.com/actualidad/2012/02/29/donde-registrar-libros-de-contabilidad-si-decreto-antitramites-dijo-que-no-se-haria-en-las-camaras/

La modificación que el Decreto Antitrámites 019 de enero de 2012 le efectuó al Artículo 28 del Código de Comercio, ha formado un limbo jurídico con el cual los comerciantes no saben quién les tiene que seguir registrando sus libros de contabilidad en papel, los cuales contrario a lo que digan las Cámaras, si pueden seguir existiendo para los que así lo deseen.  Se requiere que la Superitendencia de Industria y Comercio resuelva pronto este asunto.

El Decreto- Ley Antitrámites del 019 de enero 10 de 2012 tiene en problemas a los comerciantes, quienes desde esa fecha en adelante han querido ir a registrar hojas de papel para sus libros de contabilidad a las Cámaras de Comercio y dichas entidades les han negado la recepción de tales libros.

Resulta que tal como lo comentamos en un editorial anterior, los artículos 173 a 175 del Decreto Antitrámites modificaron los Artículos 28, 56 y 57 del Código de Comercio de la siguiente forma:

Versión de la norma ANTES de ser modificadaVersión de la norma DESPUÉS de ser modificada
Artículo 28 Código de Comercio  

 

ARTÍCULO 28. . Deberán inscribirse en el registro mercantil: 
1)..,2)…,3)…,4)…5)…,6)…

 7) Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles;

Artículo 28 Código de Comercio, modificado por art. 175 Decreto 019 de 2012 (le modifica solo el numeral 7) 

 

ARTÍCULO 28. . Deberán inscribirse en el registro mercantil: 
1)..,2)…,3)…,4)…5)…,6)… 

7) Los libros de registro de socios o accionistas y los de  actas de asambleas y juntas de socios

Art. 56 del Código de Comercio

 

  ARTÍCULO 56. . Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.

Art. 56 del Código de Comercio, modificado con art. 173 Decreto 019 de 2012 (le adicionó un inciso segundo) 

 

“Artículo 56. Los libros podrán ser de hojasremovibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno. 
 

Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional.

Art. 57 Código de Comercio  

 

ARTÍCULO 57. . En los libros de comercio se prohíbe: 
1) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren; 
2) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos; 
3) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere; 
4) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y 
5) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

Art. 57 Código de Comercio, modificado con art. 174 Decreto 019 de 2012 (le modifica el numeral 5) 

 

ARTÍCULO 57. . En los libros de comercio se prohíbe:
1) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren; 
2) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos; 
3) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere; 
4) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y 
5) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros, o alterar los archivos electrónicos

 

(Los subrayados son nuestros)

Los libros en papel sí pueden seguir existiendo

Como puede verse con los textos comparativos anteriores, las Cámaras de Comercio apegándose a lo que ahora dice el numeral 7 del artículo 28, ya no se sienten obligadas a recibirle a los comerciantes las hojas en papel para registrar sus libros de contabilidad. Solo les quieren recibir hojas para libros de actas o de registro de socios y accionistas.

El comunicado de enero 23 de 2012 de la Cámara de Comercio de Medellín dice por ejemplo:

“De conformidad con el Artículo 175 del Decreto Ley 0019 de 2012,  el registro de libros de contabilidad y de Actas de Junta Directiva no será realizado por la Cámaras de Comercio ni por ninguna otra  entidad. Esto significa que en adelante únicamente deberán  inscribirse los siguientes libros: registro de socios o accionistas, actas de asamblea y juntas de socios”

Pero sucede que los artículos 56 y 57 del mismo Código de Comercio siguen mencionando que los libros de contabilidad sí se pueden llevar en papel y que lo que ahora coexistirá junto a ellos, es la opción de llevarlos en forma electrónica de tal forma que cada comerciante escogerá si los quiere llevar en papel o si los quiere llevar solamente en forma electrónica.

Sin embargo, esa segunda opción de llevarlos en forma electrónica solo podrá ser una realidad cuando el Gobierno establezca las reglamentación sobre cómo se “registrarían” esos libros electrónicos. Ese registro podría ser en la misma Cámara de Comercio (pues el Decreto-Ley Antitrámites no modificó el Artículo 39 del Código de Comercio que menciona que los libros se registran ante tal entidad).

Por lo anterior, si los libros electrónicos no se pueden utilizar todavía, quedaría claro quelo único que tienen que seguir haciendo los comerciantes y organizaciones no mercantiles es seguirlos llevando a registrar en las Cámaras de Comercio  o en la DIAN según el tipo de contabilidad que estén llevando. ¿Y cómo obligar a la Cámara a que se los reciba si el artículo 28 les dice que no es obligación?

La solución para este “limbo jurídico”

Verdaderamente en estos momentos se formó un “limbo jurídico” por esa deficiente modificación que le hicieron al Artículo 28 del Código de Comercio. Ahora, se necesita que mientras sale otra ley que vuelva a modificar ese artículo, la Superintendencia de Industria y Comercio les de la instrucción respectiva a las Cámaras de Comercio de que sí les sigan recibiendo a los comerciantes sus libros en papel, pues como ya dijimos antes, los libros en papel según el Artículo 56 del Código sí se podrán seguir llevando en esa forma para quienes así lo deseen y es además la única forma en que en estos momentos se puede hacer mientras el Gobierno se demora con su reglamentación al registro de libros electrónicos.

Es urgente que la Superintendencia resuelva temporalmente este asunto, pues muchas pequeñas empresas que quieren acogerse a la Ley 1429 de 2010 tienen que cumplir con entregar en la DIAN la certificación que les pide el Artículo 6 del Decreto 4910 de diciembre 26 de 2011 donde se debe informar que ya cumplieron con registrar sus “libros de contabilidad en la Cámara de Comercio”. Pero si no han podido registrar tales libros, entonces no tienen todo listo para poder que la DIAN les de reconocimiento como empresa que sí puede utilizar los beneficios de la Ley 1429

Recuérdese que esa documentación exigida en el Artículo 6 del Decreto 4910 se debe entregar en la DIAN el mismo año en que se constituya la pequeña empresa y se debe hacer antes de diciembre 31 de dicho año. Por tal motivo, para las pequeñas empresas que ya se habían constituido durante el 2011, antes de que saliera ese Decreto 4910, a ellas el parágrafo transitorio del artículo 6 de dicho decreto, les dice que tendrán plazo hasta marzo 31 de 2012.

Si desea leer la ley antitramites mire el siguiente link: http://www.slideshare.net/scarchivistas/decreto-0019-de-2012

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