REQUISITOS DE LA FACTURA EN COLOMBIA

formato de la factura en el siguiente link http://www.misionpyme.com/cms/images/documentos/impuestos/requisitos_de_la_factura.pdf

Este tema aunque ya muchos lo manejan, no deja de ser de actualidad, cuando se comienza un negocio es una de las dudas que resultan en una consulta contable. 

LO QUE SE DEBE TENER EN CUENTA AL MOMENTO DE COMPRAR O VENDER PARA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS DE LEY EN COLOMBIA

( tomado de gerencie.com)

CONCEPTO DE FACTURA.

La factura es un documento con valor probatorio y que constituye un titulo valor, que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y productos relacionados en la misma. La factura contiene la identificación de las partes, la clase y cantidad de la mercancía vendida o servicio prestado, el número y fecha de emisión, el precio unitario y el total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y los valores correspondientes a los impuestos a los que este sujeta la respectiva operación económica. Este documento suele llamarse factura de compraventa.

El Código de comercio colombiano, en el artículo 772 define la factura como: “ Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.”.

 

REQUISITOS DE LA FACTURA.

Para que una factura sea legalmente valida, y que pueda constituir un titulo valor, debe contener como mínimo los siguientes requisitos:

Código de comercio, Art. 774.

Requisitos de la factura. La factura deberá reunir, además de los requisitos señalados en los artículos 621 del presente Código, y 617 del Estatuto Tributario Nacional o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, los siguientes:

1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión.

2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley.

3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.

No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de cualquiera de estos requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura.

En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del vendedor o prestador del servicio la formación y entrega de una factura que corresponda al negocio causal con indicación del precio y de su pago total o de la parte que hubiere sido cancelada.

La omisión de requisitos adicionales que establezcan normas distintas a las señaladas en el presente artículo, no afectará la calidad de título valor de las facturas.

PARA EFECTOS TRIBUTARIOS, LA FACTURA DEBE CONTENER MÍNIMO LOS  REQUISITOS CONTEMPLADOS EN EL ARTÍCULO 617 DEL ESTATUTO TRIBUTARIO:

ARTICULO 617. REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA.  Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g. Valor total de la operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

 

PARAGRAFO. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.

 

PARÁGRAFO. Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares.

 

ARTICULO 618. OBLIGACIÓN DE EXIGIR FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE.  A partir de la vigencia de la presente ley los adquirentes de bienes corporales muebles o servicios están obligados a exigir las facturas o documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual que a exhibirlos cuando los funcionarios de la administración tributaria debidamente comisionados para el efecto así lo exijan.

 

Lo contemplado en el artículo 617, son los requisitos que debe cumplir quien expide la factura (vendedor), pero para quien compra, para que la factura pueda constituir prueba de sus costos o gastos, es suficiente con que la factura contenga como mínimos los siguientes requisitos:

 

Estatuto tributario, Art. 771-2.” Procedencia de costos, deducciones eimpuestos descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.

Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.

Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.

Parágrafo. En lo referente al cumplimiento del requisito establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario para la procedencia de costos, deducciones y de impuestos descontables, bastará que la factura o documento equivalente contenga la correspondiente numeración”.

Adicionalmente,  quien expida la factura debe contar con la resolución de autorización de la numeración respectiva expedida por la Dian, autorización que debe estar impresa en la factura.

 

ARTICULO 616-1. FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE.  La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.

Son documentos equivalentes a la factura de venta: El tiquete de máquina registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura electrónica y los demás que señale el Gobierno Nacional.

Dentro de los seis meses siguientes a la vigencia de esta ley el Gobierno Nacional reglamentara la utilización de la factura electrónica.

 

ARTICULO 616-2. CASOS EN LOS CUALES NO SE REQUIERE LA EXPEDICIÓN DE FACTURANo se requerirá la expedición de factura en las operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías de financiamiento comercial. Tampoco existirá esta obligación en las ventas efectuadas por los responsables del régimen simplificado,  y en los demás casos que señale el Gobierno Nacional.

 

ARTICULO 616-3.  Las empresas que elaboren facturas sin el cumplimiento de los requisitos previstos en las normas o cuando se presten para expedir facturas con numeración repetida para un mismo contribuyente o responsable, serán sancionadas con la clausura por un día del establecimiento o sitio donde ejerzan la actividad.

Una vez aplicada la sanción de clausura, en caso de incurrir nuevamente dentro de los 2 años siguientes en cualquiera de los hechos sancionables con esta medida, la sanción a aplicar será la clausura por diez (10) días calendario y una multa equivalente a la establecida en la forma prevista en el artículo 655.

Cuando el lugar clausurado fuera adicionalmente casa de habitación, se permitirá el acceso de las personas que lo habitan, pero en él no podrán efectuarse operaciones mercantiles o el desarrollo de la actividad u oficio, por el tiempo que dura la sanción y en todo caso, se impondrán los sellos correspondientes.

La sanción a que se refiere el presente artículo, se impondrá mediante resolución, previo traslado de cargos a la persona o entidad infractora, quien tendrá un término de diez (10) días para responder. Contra esta providencia procede el recurso previsto en el artículo 735 del Estatuto Tributario

La sanción se hará efectiva dentro de los diez (10) días siguientes al agotamiento de la vía gubernativa.

SI USTED DESEA IMPLEMENTAR SU FACTURA MEDIANTE EL SISTEMA ELECTRONICO, ES DECIR IMPRESA POR UN PROGRAMA CONTABLE DEBE TENER ENCUENTA LO SIGUIENTE:

DIAN

Resolución 14465
28-11-2007

Por medio de la cual se establecen las características y contenido técnico de la factura electrónica y de las notas crédito y otros aspectos relacionados con esta modalidad de facturación, y se adecúa el sistema técnico de control.

EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

En uso de sus facultades legales, en especial las consagradas en el literal i) del artículo 19 del decreto 1071 de 1999, artículo 684-2 del Estatuto Tributario y el Decreto 1929 de 2007, y

CONSIDERANDO:

Que el articulo 684-2 del Estatuto Tributario prevé que la dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá prescribir para determinados contribuyentes o sectores la adopción de sistemas técnicos para el control de la actividad productora de renta.

Que el decreto 1929 del 2007 reglamentó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario.

Que este decreto en su artículo 1º definió la factura electrónica y estableció que la autorización de numeración de facturación que debe solicitar el obligado a facturar, corresponde a la misma autorizada para la factura por computador. 

Que según el artículo 4º de la misma normativa, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales debe establecer las características y requisitos del contenido técnico de control de la factura electrónica y de las notas crédito.

Que de conformidad con el artículo 8º del mismo decreto, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales debe establecer los términos en los cuales el obligado a facturar, que opte por utilizar la factura electrónica, informará a la DIAN las distintas situaciones relacionadas con el uso de la factura electrónica y demás aspectos relacionados con el ejercicio de esta modalidad, y

Que conforme al artículo 9º del Decreto 1929 de 2007, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales debe establecer el contenido y las condiciones de tiempo, modo, lugar y especificación técnica de la información que los obligados que opten por facturar en forma electrónica y los adquirentes deben entregar a la Entidad,

En mérito de lo expuesto, el Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

RESUELVE:

Artículo 1. Ámbito de aplicación. Lo dispuesto en la presente resolución aplica:

a) Para los obligados a facturar que opten exclusivamente por expedir esta forma de factura, caso en el cual deben cumplir en su totalidad con los procedimientos y controles que se establecen en la presente Resolución, y

b) Para los obligados a facturar que opten por expedir factura electrónica y que para la expedición (generación y numeración) de facturas en otras modalidades, incluidos los documentos equivalentes que expiden las empresas de servicios públicos domiciliarios, utilicen y compartan con la factura electrónica, los procedimientos y tecnologías de información. En este evento los contribuyentes obligados deberán optar por una de las siguientes alternativas:

- 1. Cumplir con los procedimientos y controles que se establecen en la presente resolución, incluida la autorización de numeración como sistema técnico de control establecido en la Resolución 03878 de 1996, con las adecuaciones propias para la factura electrónica, así como con la inclusión del número técnico de control, la entrega de información y la conservación de las facturas en medio electrónico, para cuando la DIAN lo requiera. Cuando el obligado a facturar cumpla en su totalidad con las condiciones aquí señaladas, no deberá atender las demás obligaciones establecidas en la resolución 03878 de 1996.

- 2. Cumplir con los procedimientos y controles que se establecen en la presente resolución, incluida la autorización de numeración como sistema técnico de control establecido en la Resolución 03878 de 1996, con las adecuaciones propias para la factura electrónica, así como con la inclusión del número técnico de control solamente en las facturas electrónicas y la entrega de información, sin perjuicio de mantener el sistema de control técnico establecido para la factura por computador. En este caso el contribuyente deberá cumplir las demás obligaciones señaladas en la Resolución 03878 de 1996 para la factura por computador.

Parágrafo. Para efectos del sistema técnico de control, los obligados que utilicen facturación por computador y/o documentos equivalentes, sin optar por la factura electrónica, deberán cumplir en su totalidad lo dispuesto en la Resolución 03878 de 1996.

La factura por talonario puede coexistir con cualquier otra forma de facturación

Artículo 2. Inicio de operaciones con factura electrónica y actualización.Las personas jurídicas, naturales y demás sujetos obligados a facturar que opten por facturar electrónicamente deberán informar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales su decisión de facturar bajo esta modalidad.

La persona natural o jurídica a través de su representante legal, deberá diligenciar y entregar el documento que para tal efecto disponga la DIAN, siempre y cuando se encuentre certificada la calidad del proceso de facturación.

En consecuencia, deberá informarse entre otros datos: el número y fecha de las certificaciones vigentes de calidad ISO 9001:2000 en el proceso de facturación, definido en el artículo 2 del Decreto 1929 de 2007, precisando los procedimientos objeto de la certificación: expedición (generación y numeración), entrega, aceptación y conservación, incluyendo exhibición. Si todo o parte del proceso se cumple a través de terceros, deberá especificarse adicionalmente, el nombre o razón social y NIT de la persona natural o jurídica que presta el o los servicios, indicando los procedimientos del proceso de facturación que presta por el obligado, así como los datos relativos a las respectivas certificaciones de calidad.

Cuando el obligado requiera actualizar datos relativos a la certificación de calidad y/o datos relativos a los terceros que le prestan alguno o todos los servicios relacionados con el proceso de facturación, deberá diligenciar y entregar el documento que para tal efecto disponga la DIAN.

Cuando se requiera aclarar o completar información suministrada por el obligado, la DIAN deberá requerirlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la radicación del escrito respectivo. El solicitante deberá complementar la información dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo del requerimiento, si no lo hace se entenderá que desiste, sin perjuicio de que el interesado pueda presentar nuevamente el informe de inicio o de actualización.

Artículo 3. Procedimiento para autorización de numeración.

1. Generalidades.

La numeración de las facturas de quienes opten por expedir la factura electrónica, obedece a un SISTEMA DE NUMERACIÓN CONSECUTIVA AUTORIZADO POR LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES. 

El obligado a facturar deberá utilizar un sistema de numeración que garantice la unicidad de la factura, el cual podrá contener prefijos alfanuméricos que le permitan diferenciar la facturación de los ingresos provenientes de las ventas o prestación de servicios, como: la modalidad de pago, por establecimientos de comercio, por ciudad u otra forma. Cuando se utilice prefijo, el mismo formará parte del número de la factura.

Las notas crédito no requieren numeración autorizada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, pero en todo caso deben llevar un sistema de numeración consecutiva.

Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios, los abonos y cargos se reflejarán en la siguiente factura. En todo caso, estas empresas deben conservar los documentos y/o registros que soportan el abono o cargo respectivo.

El procedimiento de autorización de numeración implica el diligenciamiento de una solicitud y la respectiva decisión de la DIAN.

2. Solicitud de autorización de numeración.

La persona natural o jurídica que opte por facturar en forma electrónica una vez informe su decisión en tal sentido, deberá solicitar autorización de numeración a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, informando el o los rangos a utilizar.

Una vez la DIAN autorice a través de resolución la numeración para facturar en forma electrónica, deberá utilizarse, así:

- a) Para facturar en forma electrónica para quienes opten exclusivamente por esta forma de facturación.

- b) Para facturar en forma electrónica y para expedir facturas en otras modalidades que compartan con aquella el procedimiento de expedición.

Cuando el interesado expida factura por un sistema de facturación, según se indica en el literal b) del artículo 1º de la presente Resolución y, tenga una autorización anterior vigente, deberá informar además el rango que viene utilizando, para efectos de su inhabilitación.

Cuando el interesado requiera un nuevo rango de numeración o la habilitación de un sobrante por el vencimiento del término de dos años contados a partir de la ejecutoria de la resolución de autorización de numeración, se deberá elevar la respectiva solicitud.

Todos los obligados que opten por facturar en forma electrónica independientemente de que expidan o no factura por un sistema de facturación según se indica en el literal b) del artículo 1º de la presente resolución, deberán solicitar autorización de numeración.

En todo caso, los obligados a facturar que opten por facturar en forma electrónica, y así lo manifiesten a la DIAN, previo al inicio de la expedición de las facturas electrónicas, deberán cumplir con las características y contenido técnico establecidos en el decreto 1929 de 2007, la presente resolución y las demás que modifiquen o aclaren dicha normativa.

3. Decisión.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a través de la Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente o dependencia que haga sus veces, deberá resolver la solicitud de autorización de numeración dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recepción. Una vez vencido el término antes señalado sin que la Administración se haya pronunciado, se entenderá que opera la autorización solicitada.

Contra el acto administrativo que resuelve la solicitud de autorización de numeración para facturar electrónicamente, procede únicamente el recurso de reposición, el cual deberá interponerse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación y deberá ser resuelto dentro del mes siguiente a la presentación del mismo, por el área de gestión y asistencia o dependencia que haga sus veces.

En las facturas expedidas deberá indicarse el número y la fecha de resolución de autorización o señalar que la administración no se pronunció en el término señalado en el inciso primero de este numeral, cuando sea el caso, y el rango de numeración consecutiva autorizada.

Artículo 4. Contenido técnico de control de la factura electrónica y de las notas crédito. El contenido técnico de control corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza algunos datos de la factura o de las notas crédito tales como: la fecha de expedición (generación, numeración) entendida como año, mes, día y hora, minutos y segundos), además de la clave técnica, entre otros. Esta clave será entregada por la DIAN al obligado una vez autorice la numeración para facturar en forma electrónica y en lo sucesivo cuando el obligado lo requiera.

El contenido técnico de control deberá ser incluido como un campo más dentro de las facturas electrónicas y las notas crédito asociadas a las mismas y, se deberá representar en el formato electrónico de la factura y de la nota crédito, y visualizar en su representación gráfica.

Parágrafo 1. Para los obligados que opten por el numeral 1 del literal b) del artículo primero, el número técnico de control deberá incorporarse en las facturas expedidas que comparten con la factura electrónica el procedimiento de expedición (generación y numeración).

Parágrafo 2. Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios, para efectos de la obtención del contenido técnico de control se tendrá en cuenta, entre otros aspectos, los datos de identificación del adquirente persona natural o jurídica, informados en los acuerdos para facturar bajo la modalidad de factura electrónica.

Parágrafo 3. El procedimiento y las especificaciones técnicas pertinentes se incorporan en el anexo 001, que forma parte integral de la presente resolución.

Artículo 5. Cese de operaciones con factura electrónica. La expedición de facturas electrónicas cesará de oficio o a solicitud de parte.

1. De oficio, en los siguientes eventos:

- a) Cuando la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales verifique que la información entregada por el obligado con el fin de informar el inicio o actualización de operaciones bajo la modalidad de factura electrónica no sea exacta o veraz.

- b) Por incumplimiento de cualquiera de las obligaciones que corresponden al obligado que opte por facturar en forma electrónica conforme al Decreto 1929 de 2007, la presente Resolución y/o las normas que modifiquen o complementen dicha normativa.

En cualquiera de estos casos, la DIAN expedirá la correspondiente resolución e inhabilitará la numeración sobrante, cuando haya lugar a ello. Contra dicho acto administrativo, procede el recurso de reposición ante el área de Gestión y Asistencia o dependencia que haga sus veces, el cual deberá interponerse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación y deberá ser resuelto dentro del mes siguiente a la presentación del mismo. Una vez ejecutoriada la resolución, quedará inhabilitada la numeración sobrante.

2. A solicitud de parte, en los siguientes casos:

- a) Cuando se presenten circunstancias que impidan el uso de la factura electrónica tales como: liquidación de la persona jurídica o asimilada, fusión por absorción o fusión por creación, cuando la sociedad o sociedades absorbidas o fusionadas facturaban electrónicamente. En los eventos de escisión, cuando la sociedad que facturaba electrónicamente desaparece jurídicamente y, por cese de actividades mercantiles en forma defiNITiva, entre otros.

- b) Cuando el obligado opte por no facturar electrónicamente, informando la numeración sobrante, si fuere el caso.

Para tal efecto, el interesado deberá informar el cese de operaciones bajo la modalidad de factura electrónica y solicitar la inhabilitación de la numeración sobrante, cuando sea el caso.

Contra el acto administrativo que resuelve la solicitud procede el recurso de reposición ante el área de Gestión y Asistencia o dependencia que haga sus veces, el cual deberá interponerse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación y deberá ser resuelto dentro del mes siguiente a la presentación del mismo.

Parágrafo 1. En todos los casos en los cuales se informe una numeración sobrante, la misma será inhabilitada y por consiguiente no podrá ser usada, a más tardar desde la fecha de ejecutoria del correspondiente acto administrativo.

Parágrafo 2. Cuando el obligado cese la expedición de facturas en forma electrónica y continúe con la expedición de facturas en otras modalidades que compartan con la factura electrónica el procedimiento de expedición, un vez ejecutoriada la resolución. Debe someterse a la normatividad que corresponda según el caso.

Artículo 6. Formas de adelantar los procedimientos. Los procedimientos de inicio, autorización de numeración y cese de operaciones con factura electrónica, se adelantarán en forma presencial o virtual cuando la DIAN lo disponga a través de sus servicios informáticos electrónicos, utilizando el mecanismo de firma amparado en certificado digital.

Artículo 7. Información a entregar en forma periódica por el obligado a facturar. El obligado que opte por facturar en forma electrónica deberá entregar de manera virtual a través de los servicios informáticos electrónicos de la dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la siguiente información:

1. Consolidado mensual por adquirente. Este consolidado debe presentar totalizada la información de las operaciones realizadas con cada adquirente, cada mes calendario, diferenciado por tipo de factura, según sean electrónicas o facturas expedidas en otras modalidades que compartan con aquella el procedimiento de expedición, así:

- a) Cantidad de facturas y valor total de la operación de las facturas expedidas.

- b) Valor total del IVA facturado en las facturas expedidas.

- c) Cantidad de facturas y valor total de la operación de las facturas anuladas.

- d) Valor total del IVA de facturas anuladas.

- e) Cantidad de facturas y valor total de la operación de las facturas expedidas por contingencia utilizada (ej. talonario, facturas expedidas en otras modalidades que compartan con la factura electrónica el procedimiento de expedición).

- f) Valor total del IVA de facturas expedidas por contingencia utilizada (ej. talonario, o facturas expedidas en otras modalidades que compartan con la factura electrónica el procedimiento de expedición).

- g) Cantidad y valor notas crédito.

- h) Valor IVA notas crédito.

Las empresas de servicios públicos domiciliarios, informarán únicamente respecto de las facturas electrónicas por cada persona natural o jurídica con la cual hayan celebrado acuerdos para facturar en forma electrónica y no reportan información relativa a notas crédito.

La información correspondiente a este numeral, deberá entregarse conforme a las especificaciones técnicas que figuran en el anexo 002, que forma parte integral de la presente Resolución.

2. Informe de acuerdos para expedición y aceptación de facturas electrónicas. Este informe debe presentar la relación de la identificación y el nombre o razón social de los adquirentes suscriptores, de los acuerdos suscritos como de los revocados, para el período informado, incluyendo la fecha de suscripción del acuerdo y la de terminación (revocación) cuando haya lugar.

Esta información deberá entregarse conforme a las especificaciones técnicas que figuran en el anexo 004, que forma parte integral de la presente Resolución.

Artículo 8. Información a entregar por el adquirente de forma periódica.Los adquirentes a quienes previo acuerdo se les haya expedido factura electrónica, que pretendan hacer valer costos y deducciones, deberán entregar a través de los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, un consolidado mensual por obligado a facturar, el cual deberá presentarse por cada mes calendario con la información totalizada y contener la siguiente información:

- a) Cantidad de facturas y valor total de la operación de las facturas que le fueron expedidas.

- b) Valor total del IVA que le hubieren facturado, cuando se trate de bienes y/o servicios gravados.

Parágrafo. La información a que se refiere el presente artículo deberá entregarse conforme a las especificaciones técnicas que figuran en el anexo 003, que forma parte integral de la presente Resolución.

Artículo 9. Plazo de entrega de información. Los obligados que opten por facturar en forma electrónica así como los adquirentes que pretendan hacer valer costos y deducciones, deberán entregar la información a que se refieren los artículos anteriores, por bimestres vencidos correspondientes a los meses de: enero y febrero, marzo y abril, mayo y junio, julio y agosto, septiembre y octubre y, noviembre y diciembre, según el último dígito del NIT sin incluir el dígito de verificación, así:

* 1 y 2: el sexto y séptimo día hábil del mes siguiente al vencimiento del periodo, respectivamente.

* 3 y 4: el octavo y noveno día hábil del mes siguiente al vencimiento del período, respectivamente.

* 5 y 6: el décimo y decimoprimero día hábil del mes siguiente al vencimiento del período, respectivamente.

* 7 y 8: el decimosegundo y decimotercero día hábil del mes siguiente al vencimiento del período, respectivamente.

* 9 y 0: el decimocuarto y decimoquinto día hábil del mes siguiente al vencimiento del periodo, respectivamente.

Artículo 10. Información detallada. sin perjuicio de la información a reportar conforme a los artículos anteriores, la DIAN podrá requerir información detallada, por el período que determine, a un obligado o a grupos de obligados que hayan optado por facturar en forma electrónica, o a un adquirente o grupos de adquirentes que pretendan soportar costos y deducciones, así:

1) Si el informante es el obligado a facturar, deberá diferenciar el tipo de factura, según sean electrónicas o facturas expedidas en otras modalidades que compartan con la factura electrónica el procedimiento de expedición, así como las facturas anuladas y las expedidas con procedimientos de contingencia, informando los siguientes datos:

a) Nombres y apellidos o razón social del adquirente,
b) Tipo de documento de identificación del adquirente,
c) Número de documento de identificación del adquirente,
d) Tipo de factura (electrónica, otra modalidad, talonario en caso de contingencia)
e) Número de factura,
f) Fecha de la factura, (año, mes día, hora, minutos, segundos).
g) Valor total de la operación facturado,
h) IVA facturado, cuando se trate de bienes y/o servicios gravados.
i) Número de control técnico (respecto de las facturas electrónicas y las demás que compartan con la misma el procedimiento de expedición (generación- numeración), si fuera el caso).

2) Si el informante es el adquirente, deberá informar respecto de las facturas electrónicas que le hubieren expedido, la siguiente información:

a) Nombres y apellidos o razón social del vendedor del bien o servicio,
b) NIT del vendedor
c) Número de factura,
d) Fecha de la factura, (año, mes día, hora, minutos, segundos).
e) Valor total de la operación facturado,
f) IVA facturado, cuando se trate de bienes y/o servicios gravados.
g) Número de control técnico (respecto de las facturas electrónicas).

Parágrafo 1. Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios, la información suministrada corresponderá únicamente a las facturas electrónicas expedidas a los adquirentes con quienes hayan suscrito acuerdos, documentos de donde se tomarán los datos de identificación del adquirente persona natural o jurídica.

Parágrafo 2. La anterior información se entregará en el formato cuyas especificaciones técnicas se incluyen en el anexo 005, que forma parte integral de la presente Resolución.

Artículo 11. Procedimiento para la entrega de información. El obligado que opte por facturar en forma electrónica deberá entregar en forma virtual a través de los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital, respaldada con certificado digital emitido por la DIAN, la información a que se refieren los artículos anteriores.

El adquirente a quien le hubieren facturado en forma electrónica, que pretenda hacer valer costos y deducciones, podrá entregar la información a que se refieren los artículos anteriores en forma virtual a través de los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital, respaldada con certificado digital emitido por la DIAN, en caso de poseerla a la fecha de publicación de la presente resolución, o en forma presencial en caso contrario, evento en el cual deberá llevar la información en unidades extraíbles USB.

La obligación de presentar la información correspondiente, la cumple directamente la persona natural obligada que opte por facturar en forma electrónica o el adquirente según el caso, o el representante legal de las personas jurídicas o demás entidades. La DIAN emitirá cuando sea el caso el mecanismo de firma con certificado digital a la persona natural que a nombre propio o en representación del informante deba cumplir la obligación de presentar la información utilizando los servicios informáticos electrónicos.

Para quienes deban realizar la presentación de la información en forma presencial en los puntos habilitados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la presentación podrá hacerse directamente por el obligado o por interpuesta persona, caso en el cual, se requiere comunicación suscrita por el representante legal o interesado, donde se identifique al autorizado a entregar la información. En estos casos, la DIAN entregará como constancia el formato de presentación de información por envío de archivos.

Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente resolución en forma virtual, deberá acercarse a la administración o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación. Si en todo caso no es posible la presentación virtual por el obligado, se seguirá el procedimiento establecido por la DIAN para la presentación presencial.

Sin perjuicio de lo anterior, el obligado a informar deberá prever con suficiente anticipación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso, los eventuales daños en su sistema y/o equipos informáticos, falta de conexión, el no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de inscripción o actualización en el registro único tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital, la pérdida de la clave secreta asociada a la firma digital, por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles al vencimiento, constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información.

Parágrafo. Cuando la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales modifique o adicione el contenido de la información que debe entregarse conforme a la presente resolución, lo dará a conocer a los obligados a reportar, a través de Resolución, con una antelación no inferior a tres (3) meses a la finalización del periodo respecto del cual se requiera la información.

Artículo 12. Procedimiento previo a la presentación de la información a través de los servicios informáticos electrónicos. Para efectos de la emisión del mecanismo de firma con certificado digital, deberá cumplirse previamente el siguiente procedimiento:

a) Inscribir o actualizar, de ser necesario, el Registro Único Tributario del informante incluyendo la responsabilidad "Informante de exógena", y su correo electrónico. Las personas jurídicas o demás entidades deben actualizar el Registro Único Tributario incluyendo al representante legal a quien se le asignará el mecanismo de firma con certificado digital.

b) El representante legal deberá inscribir o actualizar, de ser necesario, su Registro Único Tributario personal, conforme al artículo 2 de la Resolución 1767 de 2006 de la DIAN, informando su correo electrónico e incluyendo la responsabilidad 22 "obligados a cumplir deberes formales a nombre de terceros".

c) Adelantar, de ser necesario, el trámite de emisión y activación del mecanismo de firma digital respaldado con certificado digital de la DIAN, mínimo con tres (3) días hábiles de antelación al vencimiento del término para informar y siguiendo el procedimiento señalado en la Resolución 12717 de 2005 de la DIAN.

Parágrafo 1. El mecanismo de firma con certificado digital debe solicitarse personalmente o a través de apoderado debidamente facultado o por interpuesta persona con autorización autenticada, presentada ante las respectivas administraciones de la DIAN y/o en los lugares habilitados para tal efecto. Para las personas jurídicas o las demás entidades debe señalarse expresamente la persona a quien se le hará entrega del mecanismo de firma digital.

Parágrafo 2. Los obligados, personas naturales y representantes legales de las personas jurídicas y demás entidades a quienes a la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución, la DIAN les haya asignado previamente el mecanismo de firma con certificado digital, no requieren la emisión de un nuevo mecanismo.

Artículo 13. Sanciones. Cuando la información a que se refiere la presente resolución no se suministre dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el articulo 651 del Estatuto Tributario.

Artículo 14. Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarías.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a los 28 noviembre de 2007

OSCAR FRANCO CHARRY
Director General

CUANDO REALICE COMPRAS CON EL REGIMEN SIMPLIFICADO Y UD ES REGIMEN COMUN DEBE TENER EN CUENTA LO SIGUIENTE:

El MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO en el DECRETO 522 DE 2003 (7 MAR. 2003) reglamenta entre otras cosas la COMPRA A PERSONAS DEL REGIMEN SIMPLIFICADO ASI:

ARTICULO 3. Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el ré gimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos:
a. Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios.
b. Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono.
c. Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.
d. Fecha de la operación.
e. Concepto.
f. Valor de la operación.
g. Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación.

 

Ademas de lo anterior, cuando se realizan copras a personas naturales, ES DE GRAN IMPORTANCIA SOLICITARLES UNA COPIA DEL RUT, PUES ESTÉ SERÁ DE GRAN UTILIDAD TANTO PARA SOPORTAR COSTOS Y DEDUCCIONES, COMO PARA REPORTAR INFORMACIÓN EXÓGENA DE FORMA CORRECTA. 

En primer lugar, por EXIGENCIA DEL ARTÍCULO 177-2, SE DEBE EXIGIR Y CONSERVAR LA COPIA DEL RUT DE LAS PERSONAS NATURALES PERTENECIENTES AL RÉGIMEN SIMPLIFICADO, A LAS QUE SE LE HAYAN REALIZADO COMPRAS DE BIENES O SERVICIOS GRAVADOS CON EL IMPUESTO A LAS VENTAS.

De no exigirse o conservarse el Rut, los costos y gastos no serán aceptados fiscalmente.

También contempla el citado artículo, que las compras que se realicen a una persona que debiendo estar en el régimen común, no lo está, tampoco serán deducibles.

Dice el artículo 177-2:

No son aceptados como costo o gasto los siguientes pagos por concepto de operaciones gravadas con el IVA:

a. Los que se realicen a personas no inscritas en el régimen común del impuesto sobre las ventas por contratos de valor individual y superior a sesenta millones de pesos ($60.000.000) [Hoy 3.300 Uvt] en el respectivo período gravable.

b. Los realizados a personas no inscritas en el régimen común del impuesto sobre las ventas, efectuados con posterioridad al momento en que los contratos superen un valor acumulado de sesenta millones de pesos ($60.000.000) [Hoy 3.300 Uvt] en el respectivo período gravable .

c. Los realizados a personas naturales no inscritas en el régimen común, cuando no conserven copia del documento en el cual conste la inscripción del respectivo vendedor o prestador de servicios en el régimen simplificado. Se exceptúan de lo anterior las operaciones gravadas realizadas con agricultores, ganaderos y arrendadores pertenecientes al régimen simplificado, siempre que el comprador de los bienes o servicios expida el documento equivalente a la factura a que hace referencia el literal f) del artículo 437 del Estatuto Tributario.

Sin perjuicio de lo previsto en los literales a) y b) de este artículo, la obligación de exigir y conservar la constancia de inscripción del responsable del régimen simplificado en el RUT, operará a partir de la fecha que establezca el reglamento a que se refiere el artí culo 555-2.

Se observa que la obligación de exigir el Rut, no se aplica cuando las compras se realizan a los agricultores, ganaderos y arrendadores que pertenezcan al régimen simplificado.

Este artículo es aplicable únicamente tratándose de operaciones gravadas con el impuesto a las ventas, de suerte que si lo que se adquiere es un bien o un servicio que no está gravado con el impuesto a las ventas, no existe la obligación de exigir el Rut.

En todo caso, independientemente de si se obliga o no a exigir el Rut, éste debe ser solicitado a toda persona natural a la que se le hagan adquisiciones, puesto que al momento de tener que reportar información en medios magnéticos, se debe reportar información que sólo se puede conseguir de manera confiable en el Rut.

Hoy en día, por efecto de la obligación de reportar información exógena, el contribuyente tiene que tener plenamente identificados a sus proveedores, y la mejor forma de hacerlo, es mediante el Rut, por tanto, este debe ser exigido independientemente de si existe la obligación o no de hacerlo.

El no exigir el Rut a sus proveedores puede por un lado la no aceptación del costo o gasto, y por el otro, la posibilidad de no reportar o reportad de forma equivocada la información e medios magnéticos, situación que es sancionable también.

 

 LEY ANTITRAMITES EN COLOMBIA

10 de enero de 2012

Este 10 de enero de 2012, el Gobierno expidió el Decreto mediante el cual se eliminan los trámites que le quitan tiempo a los colombianos, gracias a las facultades otorgadas por el Congreso de la República, anunció el presidente Juan Manuel Santos este 28 de diciembre.

 Estos son los trámites que cambian o se eliminan:

 Certificado de supervivencia para pensionados

 Entre los trámites que se eliminan, figuran el del certificado de supervivencia, que permitirá que los adultos mayores no realicen largas filas cada tres meses para que sean identificados como personas vivas y así puedan recibir su pensión.

 En el exterior se mantiene, pero se va a hacer cada año, cada año tienen que hacer presencia para que sigan recibiendo su pensión.

 Huella dactilar

 La huella dactilar también será eliminada a partir del mes de junio del año entrante. Para los trámites que sea necesaria esta medida, se utilizará el sistema de huella electrónica.

 Autenticaciones

 Las autenticaciones de documentos será otro trámite que llega a su fin, gracias a este decreto del Gobierno Nacional, ahora no se requerirá el comprobante de ninguna notaría sobre ningún documento. Solo entre 20 y 30 trámites se deberán autenticar ante notarías.

Citas de medicina y odontología

 El Presidente Santos también anunció la eliminación de las filas en las Entidades Promotoras de Salud (EPS) para solicitar citas relacionadas con medicina general y odontología, las cuales ahora tendrán que ser otorgadas vía electrónica y concederlas en un plazo que no supere los tres días.

 El RUT

 Además el Registro Único Tributario (RUT) podrá ser solicitado a través del portal de Internet de la Dian, lo que beneficiará a 6,5 millones de personas naturales que no declaran IVA.

 Solicitudes y quejas en sucursales

Ningún ciudadano tiene que ir a presentar quejas o solicitudes en las entidades del Estado (nivel central), sino que éstas deberán ser recibidas en las diferentes sucursales del país. 

 Revisión Técnico Mecánica

 Los automóviles particulares nuevos tendrá que hacer esta revisión a partir del sexto año y no del segundo como se venía realizando y el pago de comparendos podrá hacerse en cualquier departamento del país y no en el que ocurrió la infracción necesariamente. 

 Denuncia de robo de documentos

 De ahora en adelante se creerá en la buena fe de quien perdió el documento ya que nadie investiga las denuncias que se hacen. 

 Certificado judicial 

 El pasado judicial deja de existir y ninguna empresa podrá pedirlo como requisito previo a una contratación. Para conocer los antecedes penales de alguna persona se deberá acceder al portal de la Polícia Nacional y allí se encontrará la información actualizada.

Declaraciones extrajuicio

 Ninguna entidad podrá pedir estas declaraciones para resolver peticiones de los ciudadanos.

 Pago por publicación de contratos con el Estado

Los contratistas del Estado dejarán de pagar cerca de 70 mil millones de pesos anuales por concepto de la publicación de sus contratos en el Diario Único de Contratación.